Antes de qualquer sistema, quase todo estúdio passa pela fase da planilha. E não tem nada de errado nisso: uma planilha bem montada já resolve as perguntas que mais tiram o sono de quem toca um estúdio. Quanto vale a minha hora? Quantos orçamentos eu fechei este mês? Por que estou perdendo cliente?
Montamos uma planilha gratuita no Google Planilhas que responde essas perguntas. Preencha os dados abaixo e você recebe o link para criar a sua cópia, que fica no seu Google Drive. Se preferir Excel, depois é só baixar pelo menu Arquivo.
O que tem na planilha
- Valor da hora: você coloca os custos fixos do estúdio, quanto quer tirar por mês e quantas horas realmente tatua. A planilha calcula o custo da sua hora e o valor mínimo de qualquer tatuagem.
- Tabela de preços: faixas por tamanho (até 5 cm, até 10 cm, sessões de 4 e 6 horas) com preço sugerido a partir do valor da hora, e os acréscimos por região difícil, cor e cobertura.
- Orçamentos: uma linha por pessoa que pediu orçamento, com origem, estilo, valor, etapa, sinal e motivo da perda.
- Agenda: uma linha por sessão. A coluna "Termina às" já soma a margem de segurança.
- Resumo do mês: contatos, taxa de fechamento, faturamento, ticket médio e de onde vieram os clientes.
Comece pelo valor da hora
É a aba mais importante, porque todas as outras dependem dela. O exemplo que já vem preenchido usa os mesmos números do nosso guia de tabela de preços: R$ 4.000 de custos fixos, R$ 6.000 de pró-labore e 80 horas tatuando por mês dão um custo de R$ 125 por hora. Com impostos e taxa da maquininha, a hora mínima passa de R$ 137.
O ponto em que quase todo mundo erra é o campo de horas. Conte só as horas de agulha. Atendimento no WhatsApp, desenho, montagem da bancada e limpeza ficam de fora. Se você colocar mais horas do que realmente tatua, o preço da hora cai e a tabela inteira fica barata.
Ajuste a tabela de preços
Na aba de tabela, mude as horas estimadas de cada faixa de acordo com o seu ritmo e os estilos que você mais faz. O preço sugerido se ajusta sozinho. Na coluna "Seu preço" você escreve o valor final que vai praticar: arredondado, comparado com o mercado da sua cidade e com o seu posicionamento.
Registre todo orçamento, até os perdidos
A aba de orçamentos só funciona se todo pedido entrar nela, inclusive os que não fecham. São os perdidos que mais ensinam. E para responder bem cada pedido, use os modelos de mensagem de orçamento. Quando você anota o motivo (preço, data, sumiu sem responder, fechou com outro estúdio), o resumo do mês mostra onde o estúdio está deixando dinheiro na mesa.
A coluna de origem responde outra pergunta valiosa: de onde vêm os clientes que fecham. Se o Instagram traz muito contato mas pouco fechamento, e a indicação traz pouco contato mas quase tudo fecha, isso muda onde você coloca energia. Ideias para cada canal no guia de como divulgar um estúdio de tatuagem.
Use a agenda com margem
Cada sessão tem duração e margem. Uma sessão de 4 horas com 1 hora de margem bloqueia 5 horas na agenda, e a coluna "Termina às" mostra o horário certo. É o que evita que um atraso de manhã derrube a tarde inteira. Mais sobre isso no guia de como organizar a agenda do estúdio.
Olhe o resumo uma vez por mês
Escolha o mês no topo da aba e ela mostra: contatos recebidos, orçamentos enviados, quantos fecharam, a taxa de fechamento, os sinais pagos, o faturamento das sessões concluídas e o ticket médio. Reserve meia hora no fim de cada mês para olhar esses números. Se os sinais pagos estão baixos, reveja a política de sinal do estúdio. É ali que você descobre se precisa ajustar preço, divulgação ou atendimento.
Quando a planilha começa a não dar conta
A planilha depende de alguém lembrar de atualizar. Com a agenda cheia, mais de um tatuador e o WhatsApp lotado, é isso que começa a falhar: o orçamento que ninguém registrou, o sinal que não foi marcado como pago, o cliente que esfriou porque ninguém respondeu.
É nesse momento que um sistema faz diferença. O Hefa CRM junta o WhatsApp do estúdio, o kanban de orçamentos e os resultados do mês no mesmo lugar, e o registro acontece enquanto a conversa anda. Leia também o que um sistema para studio de tatuagem precisa ter.